Koji su potrebni dokumenti za prijavu na mobilnost? – Služba za međunarodnu saradnju

Ovdje možete saznati kako pripremiti prijavne dokumente i preuzeti elektronske formulare kako bi se prijavili na otvorene pozive za međunarodnu mobilnost u okviru Erasmus+ programa. Ispod su data objašnjenja kako ih pravilno pripremiti i ko ih treba potpisati.

Napomena: ovdje smo izlistali i objasnili dokumente koji se najčešće traže kroz konkurse za međunarodnu razmjenu. Vi dostavljate ono što se traži u tekstu konkursa!

Dokument	Preuzmi
Nominacijsko pismo – dostavljaju studenti i univerzitetsko osoblje sa članica UNSA	Word doc – verzija 2024 – vidi ispod pod objašnjenja
Prijavni formular – dostavljaju radnici Rektorata i pod. org. jedinica UNSA	Word doc – verzija 2024 – vidi ispod pod objašnjenja
Ugovor o učenju – studenti	Word doc – vidi ispod pod objašnjenja
Ugovor o mobilnosti (teaching) – osoblje	Word doc – vidi ispod pod objašnjenja
Ugovor o mobilnosti (training) – osoblje	Word doc – vidi ispod pod objašnjenja
Prepis ocjena – studenti	priprema Studentska služba članice UNSA (vidi ispod pod objašnjenja)
Dokaz o poznavanju stranog jezika	vidi ispod pod objašnjenja
Pozivno pismo / Pismo podrške – osoblje	vidi ispod pod objašnjenja
Motivacijsko pismo	vidi ispod pod objašnjenja
Dokaz o posebnom statusu	vidi ispod pod objašnjenja

Napomena: svi dokumenti u trenutku prijave treba da su skenirani u PDF formatu (ukoliko u tekstu konkursa nije drugačije naglašeno) i ne teže od 1 MB (po dokumentu). Radi lakšeg pregleda i definisanja dokumenata, obavezno stavite naslove dokumenata u skladu sa sadržajem (ime.prezime.nazivdokumenta.pdf).

OBJAŠNJENJE: KAKO PRIPREMITI TRAŽENE DOKUMENTE?

NOMINACIJSKO PISMO

Nominacijsko pismo (nomination letter, confirmation of status, support from your home institution) je oficijelni dokument Univerziteta u Sarajevu kojim se potvrđuje status kandidata i daje podrška matične (pod)organizacione jedinice za učešće u međunarodnoj razmjeni. Predstavlja profil kandidata koji služi za evaluaciju i nominaciju. Sve informacije koje se unose moraju biti tačne.

Priprema: kandidat je dužan da elektronski ispuni sve rubrike koje se odnose na njega/nju i u toj formi (najčešće putem emaila ili preko USB memorije) dostavi odgovornoj osobi na potpis.
Potpisnik: nominacijsko pismo za studente potpisuje prodekan(ica) i/ili dekan(esa). Za zaposlenike koji su u radnom odnosu na Univerzitetu u Sarajevu, nominacijsko pismo potpisuje dekan(esa), direktor(ica), rektor/prorektor(ica) shodno matičnoj članici. Dokument ne potpisuje kandidat, već samo označava kvadrat u znaku potpisa.
Jezik: dokument je dvojezičan, ali vaši odgovori (gdje se to traži) trebaju biti na engleskom jeziku jer se dostavlja inostranoj partnerskoj instituciji.
Format: Dakle, ne treba se pretvarati u drugi format, već se popunjava i ostavlja u Word formatu i kao takav se šalje na potpis (u Wordu odgovorna osoba mora postaviti zaglavlje matične institucije). Odgovorna osoba “postavlja” dokument na memorandum matične članice UNSA te potpisuje i stavlja pečat. Skenirani dokument se dostavlja kandidatu kako bi kompletirao prijavu, najčešće putem emaila.

NAPOMENA: priprema i izrada nominacijskog pisma, kao i procedura potpisivanja može potrajati par dana, pa vodite računa da ne čekate zadnji dan da se prijavite na konkurs.

Nominacijsko pismo ne ispunjavaju radnici Rektorata i podorganizacionih jedinica Univerziteta (prema članu 32 i 42 Statuta UNSA) već oni dostavljaju prijavni formular (ispod).

PRIJAVNI FORMULAR

Prijavni formular (Application form) je dokument koji zamjenjuje nominacijsko pismo i ispunjavaju ga radnici Rektorata i podorganizacionih jedinica Univerziteta prema članovima 32. i 42. Statuta Univerziteta u Sarajevu, a koji se prijavljuju za opciju training.

Priprema: kandidat je dužan da elektronski ispuni sve rubrike koje se odnose na njega/nju.
Potpisnik: ovaj dokument zamjenjuje nominacijsko pismo i pripremaju ga samo radnici Rektorata i podorganizacionih jedinica UNSA. Dokument potpisuje kandidat/kinja označavanjem kvadratića (nije potreban vlastoručni potpis). Nije potreban drugi potpis.
Jezik: dokument je dvojezičan, ali vaši odgovori (gdje se to traži) trebaju biti na engleskom jeziku jer se dostavlja inostranoj partnerskoj instituciji.
Format: Dakle, ne treba se pretvarati u drugi format, već se popunjava i ostavlja u Word formatu . Skenirani dokument se dostavlja kao dio prijave u skladu sa uputama iz konkursa.

NAPOMENA: ovaj dokument zamjenjuje nominacijsko pismo samo za radnike Rektorata i podorganizacionih jedinica Univerziteta (u skladu sa članom 32 i 42 Statuta UNSA) i oni ne trebaju dostavljati nominacijsko pismo. Ostalo univerzitetsko osoblje (nastavno i nenastavno) dostavljaju Nominacijsko pismo.

Radnici Rektorata i podprganizacionih jedinica Univerziteta se prijavljuju samo za training opciju (u skladu sa raspoloživim mjestima navedenim u konkursu).

UGOVOR O UČENJU

Ugovor o učenju (Learning agreement for studies) je oficijelni dokument Erasmus+ programa u koji se unose predmeti ili aktivnosti koje će student pratiti na inostranoj visokoobrazovnoj instituciji, te njihovi podudarni predmeti ili aktivnosti na UNSA u svrhu priznavanja.

Priprema: student priprema dokument u konsultaciji sa odgovornom osobom (prodekanom ili koordinatorom za međunarodnu saradnju na matičnoj instituciji uz konsultacije sa voditeljem odsjeka i/ili predmetnim profesorima). Pored osnovnih informacija o kandidatu, matičnoj instituciji i instituciji domaćinu, u tabeli A student unosi predmete koje će slušati u inostranstvu, a u tabelu B predmete koji će (na osnovu uspješnosti rezultata postignutih na kraju mobilnosti) biti priznati. Student treba da unese predmete u vrijednosti od 20 do 30* ECTS bodova. Za više informacija možete pogledati Pravilnik o mobilnosti (član 11 i 12) i Upute za lakšu i tačnu pripremu ugovora o učenju kojeg je pripremila Služba za međunarodnu saradnju. Obje tabele moraju biti ispunjenje prije dostavljanja kroz prijavu.
Potpisnik: prodekan za međunarodnu saradnju je potpisnik ugovora o učenju. Ko je potpisnik na vašoj matičnoj instituciji možete provjeriti ovdje. Prodekan mora da vodi računa da student odabere one predmete čiji ostvari rezultati će biti priznati nakon njegovog/njenog povratka.
Jezik: originalni dokument je na engleskom jeziku i kao takav se ispunjava na engleskom jeziku.
Format: student dostavlja prijedlog predmeta prodekanu u elektronskom (Word) formatu. Nakon usaglašavanja predmeta i aktivnosti u ugovoru, ukoliko je u konkursu naglašeno, dokument potpisuju student i prodekan. Sa potpisima, dokument se skenira i kao takav se koristi za kompletiranje prijave.

NAPOMENA: priprema i izrada ugovora o učenju, kao i procedura potpisivanja može potrajati par dana, pa vodite računa da ne čekate zadnji dan da se prijavite na konkurs.

* minimalan broj bodova definiše inostrana institucija domaćin. Jedan semestar iznosi 30 ECTS bodova, no u iznimnim slučajevima broj bodova može biti i manji (minimum 20 ECTS). Ovo se treba provjeriti sa institucijom na koju se planira ići, kao i sa matičnom institucijom jer se ne smiju zaboraviti obaveze i odgovornosti koje imate prema studiju na UNSA.

UGOVOR O MOBILNOSTI (TEACHING)

Ugovor o mobilnosti za predavanja (Mobility agreement for teaching) je oficijelni dokument Erasmus+ programa u kojem nastavno i naučno osoblje Univerziteta u Sarajevu definiše aktivnosti i teme svojih predavanja na inostranoj visokoobrazovnoj instituciji.

Priprema: nastavno/naučno osoblje unosi informacije o predloženim aktivnostima (predavanjima), ciljevima mobilnosti, motivaciju za mobilnost te očekivane rezultate na kraju. Potrebno je osigurati osam (8) sati predavanja u toku jedne radne sedmice (jedna radna sedmica je 5 radnih dana) koja podrazumijeva susret sa studentima. Plan i program se dogovara sa predmetnim profesorom koji će mu biti domaćin. S obzirom da je 8 sati nekad teško postići, moguće je da se ugovori “paket” koji podrazumjeva dio mobilnosti za predavanje i dio mobilnost za sastanke i prisustvovanje određenim radionicama, kao i prezentovanje UNSA (npr. 4h+4h, 5h+3h, 6h+2h itd. gdje na predavanje mora ići minimalno 4 sata). Sva predavanja i aktivnosti se trebaju dokumentovati, odnosno prikazati u opisu aktivnosti u ovom ugovoru.
Potpisnik: dekan/esa/direktor/ica (za nastavno/naučno i nenastavno osoblje). Za osoblje potpisnik može biti i prodekan kojeg je za tu svrhu ovlastio dekan/esa.
Jezik: originalni dokument je na engleskom jeziku i kao takav se ispunjava na engleskom jeziku.
Format: nakon usaglašavanja plana i programa, ukoliko je u konkursu naglašeno, dokument potpisuju osoblje i dekan, te se sa potpisima dokument skenira i kao takav se koristi za kompletiranje prijave.

NAPOMENA: priprema i izrada ugovora o mobilnosti, kao i procedura potpisivanja može potrajati par dana, pa vodite računa da ne čekate zadnji dan da se prijavite na konkurs.

UGOVOR O MOBILNOST (TRAINING)

Ugovor o mobilnosti za obuku (Mobility agreement for training) je dokument koji sadrži aktivnosti koje će (u većini slučajeva) nenastavno obavljati prilikom posjete visokoobrazovnoj instituciji u programskoj zemlji (obuka, radionica, sastanci, istraživanje i ostalo).

Priprema: nenastavno osoblje (i u nekim slučajevima nastavno kada je to traženo) koje je uglavnom uključeno u procese internacionalizacije na Univerzitetu u Sarajevu priprema ovaj dokument u kojem unosi informacije o predloženim aktivnostima, ciljevima mobilnosti, motivaciju za mobilnost te očekivane rezultate na kraju. Često je opcija za “training” prisustvovanje STAFF WEEK-u, odnosno međunarodnoj sedmici obuke osoblje čije su teme vezane za Erasmus, internacionalizaciju, međunarodne projekte i međunarodnu mobilnost.
Potpisnik: dekan(esa), direktor(ica), rektor/prorektor(ica) shodno matičnoj članici. Za osoblje potpisnik može biti i prodekan kojeg je za tu svrhu ovlastio dekan/esa.
Jezik: originalni dokument je na engleskom jeziku i kao takav se ispunjava na engleskom jeziku.
Format: nakon usaglašavanja plana i programa, ukoliko je u konkursu naglašeno, dokument potpisuju osoblje i dekan, te se sa potpisima dokument skenira i kao takav se koristi za kompletiranje prijave.

NAPOMENA: priprema i izrada ugovora o mobilnosti, kao i procedura potpisivanja može potrajati par dana, pa vodite računa da ne čekate zadnji dan da se prijavite na konkurs.

UVJERENJE O POLOŽENIM ISPITIMA (PREPIS OCJENA)

Uvjerenje o položenim ispitima (prepis ocjena, transcript of records) je dokument koji izdaje studentska služba organizacione jedinice Univerziteta u Sarajevu na zahtjev studenta, a sadrži sve ostvarene rezultate (položene predmete) do momenta prijave.

Priprema: na zahtjev studenta, studentska služba na članici UNSA izdaje dokument koji sadrži sve položene predmete sa ocjenama. Studenti viših ciklusa studija (master i doktoranti) moraju dostaviti prepise ocjena za prethodne cikluse (master student dostavlja dodatak diplomi prvog i prepis ocjena drugog ciklusa, a doktorant dostavlja dodatak diplomi prvog i drugog, te prepis ocjena trećeg ciklusa). Nijedna verzija dokumenta osim zvaničnog prepisa ocjena ili dodatka diplomi se neće uzimati u obzir.
Potpisnik: s obzirom da je riječ o zvaničnim dokumentima Univerziteta u Sarajevu koji sadrže potpise i pečate odgovornih lica, dodatni potpisi nisu potrebni.
Jezik: iako je ovaj dokument u većini slučajeva na jeziku zemlje BiH, za potrebe prijave na Erasmus+ program, potrebno je tražiti izdavanje dokumenta na engleskom jeziku ili dobijeni dokument oficijelno prevesti na engleski jezik. U tekstu konkursa će biti naglašeno ukoliko je prevod potreban ili ne.
Format: iako se većinom dokument dobija u štampanoj verziji, potrebno ga je skenirati i kao takav koristiti za kompletiranje prijave.

NAPOMENA: priprema prepisa ocjena može potrajati par dana, pa vodite računa da ne čekate zadnji dan da se prijavite na konkurs.

DOKAZ O POZNAVANJU STRANOG JEZIKA

Dokaz o poznavanju stranog jezika je oficijelni certifikat kojim se potvrđuje dovoljno poznavanje stranog jezika na kojem će se izvoditi nastava ili aktivnosti na instituciji domaćinu u inostranstvu.

Priprema: kandidati (najčešće studenti) treba da dostave jedan od ponuđenih dokumenata kao potvrdu poznavanja nivoa stranog jezika najčešće minimalni nivo B1 i B2 prema međunarodnom standardu za opisivanje jezičkih sposobnosti definisanim Zajedničkom evropskom referentnom okvir za jezike (CEFR) vodeći računa ukoliko u tekstu konkursa nije naglašen specifičan dokaz:
- međunarodno priznati certifikati sa naznačenim nivoom (za engleski jezik: TOEFL, IELTS, Cambridge, British coucil; za njemački jezik: Goethe Institut; za španjolski jezik: DELE; za francuski jezik: Campus France, itd.);
- certifikat o završenom kursu izdat od škole za strane jezike u BiH sa naznačenim nivoom;
- ukoliko se nastava na UNSA sluša na engleskom ili drugom stranom jeziku, onda se dostavlja potvrda izdata iz studentske službe;
- studenti UNSA koji studiraju strani jezik zemlje u koju žele da idu na razmjenu mogu provjeriti sa inostranom institucijom ukoliko je dovoljna potvrda o studijskom programu kao dokazu o poznavanju stranog jezika;
- studenti UNSA koji su imali predmet “Engleski jezik” mogu zamoliti da potvrdu potpiše odgovorni profesor;
- u iznimnim slučajevima inostrane institucije mogu priznati pohađanje nastave u srednjoj školi na engleskom jeziku o čemu je svakako potreban dokaz.
Potpisnik: s obzirom da se radi o dokumentima, odnosno certifikatima, potrebno je da na njima ima oficijelni potpis i pečat institucije koja izdaje tu potvrdu.
Jezik: dokaz o poznavanju stranog jezika u traženom nivou treba da bude na engleskom jeziku ili jeziku zemlje u koju se ide.
Format: dokument je potrebno dostaviti skenirano (u pdf formatu).

NAPOMENA: priprema i izdavanje ovih potvrda može potrajati par dana, pa vodite računa da ne čekate zadnji dan da se prijavite na konkurs.

PISMO PODRŠKE / POZIVNO PISMO

Pismo podrške (pozivno pismo, letter of pre-acceptance) je dokument kojim se izražava podrška inostrane visokoobrazovne institucije, odnosno interes da se ugosti nastavno/naučno/nenastavno osoblje sa Univerziteta u Sarajevu.

Priprema: ukoliko poznajete kolege sa institucije za koju je otvoren konkurs za mobilnost, možete ih zamoliti da vam budu domaćini i da vam pripreme pozivno pismo. U protivnom, možete kontaktirati kontakt osobu sa te institucije (najčešće Ured za međunarodnu saradnju) čiji je kontakt email naveden u konkursu.
Potpisnik: pismo podrške potpisuje domaćin, odnosno nastavno osoblje inostrane institucije na koju kandidat želi da boravi.
Jezik: ukoliko se ne radi o zemljama regiona, pismo podrške treba da bude na engleskom jeziku
Format: iako se pozivno pismo (pismo podrške) dostavlja skenirano u oficijelnom formatu (sa memorandumom, potpisom i pečatom), neke institucije su fleksibilne i dozvoljavaju da se kao dokaz dostavi email prepiska (u tom slučaju uradi se print-screen i taj odlomak se dostavlja kao dokaz o pismu podrške zajedno sa ostalim dokumentima prijave). U tekstu konkursa će biti naglašeno u kojem formatu dostavljate ovo pismo.

NAPOMENA: s obzirom da se na ovo pismo može čekati više dana, vodite računa da ne čekate zadnji dan da se prijavite na konkurs.

MOTIVACIJSKO PISMO

Motivaciono pismo je kratko pismo od jedne stranice koje objašnjava zašto ste savršeni kandidat za mobilnost koristeći primjere vaših interesovanja i dostignuća.

Priprema: pismo sastavlja kandidat u kojem 80% teksta se govori o vlastitim uspjesima, interesima i dostignućima, dok 20% teksta treba da je usmjereno prema instituciji na koju želite da idete i zašto bi vaš profil odgovarao njima.
Potpisnik: motivaciono pismo potpisuje kandidat
Jezik: s obzirom da se radi o međunarodnim mobilnostima, motivaciono pismo se priprema na engleskom jeziku ili jeziku zemlje u koju se ide (ukoliko ga poznajete)
Format: motivaciono pismo sa potpisom se dostavlja skenirano sa ostalim dokumentima.

DOKAZ O POSEBNOM STATUSU

Univerzitet u Sarajevu, odnosno Služba za međunarodnu saradnju kao koordinator Erasmus+ KA171 međunarodnih mobilnosti je veoma posvećena ciljevima inkluzije ovog programa i u saradnji sa inostranim partnerskim institucijama ulaže napore da omogući dodjeljivanje dopunskih finansijskih grantova studentima mobilnosti s manje mogućnosti. Mnogi studenti se mogu naći u nepovoljnoj situaciji zbog jednog ili više faktora navedenih u donjoj listi, a koji mogu otežati pristup mogućnostima u programima, i tako postati barijere.

Detaljnije na: https://international.unsa.ba/kriterij-odabira/ (poseban status)