Kako pripremiti prijavnu dokumentaciju prema Rektoratu?

Ovdje su predstavljeni koraci koje potencijalni koordinatori projekata sa Univerziteta u Sarajevu trebaju ispuniti prilikom dostavljanja dokumentacije u Rektorat na potpis rektoru kao “legalnog predstavnika” institucije koja prijavljuje projekat ili je partner u projektu čiji je koordinator neka druga institucija.

NAPOMENA: iako neki pozivi ne traže potpis rektora tokom prijavljivanja (najčešće kada smo samo partneri) potrebno je javiti nadležnoj službi (za međunarodnu saradnju ili naučnoistraživački/umjetničkoistraživački rad) da ste uključeni u projektnu prijavu. Razlog ovom je što odgovorna Služba mora imati evidentirano u kojim pozivima se spominje UNSA. Dešava se da određeni dokumenti dođu Rektoru na potpis nakon što je projekat odobren, a ne postoji nikakav zapis niti arhiva prethodnog izvještavanja o prijavi.

Koordinatori (voditelji) projekta u koordinacij isa dekanom/dekanesom članice dostavljaju zahtjev i popratnu dokumentaciju (zavisno od programa i poziva) putem Protokola Rektorata na potpis Rektoru.

Osnove informacije o UNSA koje unosite u dokumente:

  • PIC broj: 995549995
  • OID broj: E10186799

Napomena: bez obzira da li se radi o prijavi jedne ili više članica UNSA, uvijek se koriste navedeni brojevi, odnosno oznake Univerziteta u Sarajevu (PIC i OID). Dakle, ne postoje zasebni PIC brojevi za (pod)organizacione jedinice Univerziteta u Sarajevu. Korištenje bilo kojeg drugog PIC broja je pogrešno i prvi korak ka nepotrebnoj diskvalifikaciji sa poziva zbog nezadovoljavanja ovog tehničkog kriterija. Univerzitet u Sarajevu se pojavljuje kao jedno „tijelo“ u ovom programu. Iako se mnogi projekti implementiraju na (pod)organizacionim jedinicama, prilikom prijavljivanja na ove pozive ide se kao univerzitet koji ima svoj učesnički identifikacione kodove (PIC i OID).

Erasmus+ ključne aktivnosti

Najčešće projektne prijave u okviru Erasmus+ programa su:

  • Međunarodna kreditna mobilnost
  • Erasmus mundus zajednički master program
  • Izgradnja kapaciteta
  • Strateško partnerstvo
  • Savez znanja
  • Jean Monnet
  • Sport

Zavisno od toga da li smo koordinatori projekta (voditelji koji pišu i direktno prijavljuju projekat) ili partneri razlikuje se i dokumentacija koja se treba pripremiti.

  • Međunarodna kreditna mobilnost: s obzirom da se mi ne možemo direktno prijaviti za ovu aktivnost, koordinator je uvijek institucija iz “programskih zemalja”. U trenutku otvorenih poziva kolege nam šalju upitnik u kojem se traže podaci o UNSA, informacije o organizaciji mobilnosti, ponudi stranih programa, kvalitetu, i slično. Ovaj upitnik ispunjava Služba za međunarodnu saradnju (za sporazume na nivou univerziteta) odnosno prodekan/koordinator za međunarodnu saradnju (za sporazume na nivou članice). Iako nije čest običaj, moguće je da u trenutku prijave se insistira na potpisivanju KA107 sporazuma (kao zaloga i podrška da projekat bolje prođe). Prema Odluci Senata međuinstitucijske sporazume za koje postoji interes isključivo jedne organizacione članice Univerziteta potpisuje dekan fakulteta/akademije ili direktor centra/instituta, a za međuinstitucijske sporazume koje ugovaraju dvije ili više organizacionih članica odnosno Univerzitet u Sarajevu potpisuje rektor.
  • Erasmus Mundus zajednički master program: s obzirom da mi ne možemo direktno prijavljivati ovaj projekat, često smo uključeni kao partneri. Nije često da se traži potpisivanje od strane Univerziteta, ali je potrebno obavijestiti Rektorat prilikom prijavljivanja o namjeni kako bi se pregledale obaveze Univerziteta prema ovom projektu.
  • Izgradnja kapaciteta: ovdje Univerzitet može učestvovati i kao koordinator i kao partner. U oba slučaja, potrebne dokumente potpisuje samo rektor (pogledati ispod upute)
  • Strateško partnerstvo: ovdje Univerzitet može učestvovati i kao koordinator i kao partner. U oba slučaja, potrebne dokumente potpisuje samo rektor (pogledati ispod upute)
  • Savez znanja: ovdje Univerzitet može učestvovati i kao koordinator i kao partner. U oba slučaja, potrebne dokumente potpisuje samo rektor (pogledati ispod upute)
  • Jean Monnet: ukoliko smo koordinatori, dokumentaciju potpisuje rektor. Ukoliko smo samo navedeni kao partneri, potrebno je obavijestiti Rektorat prilikom prijavljivanja.
  • Sport: ukoliko smo koordinatori, dokumentaciju potpisuje rektor. Ukoliko smo samo navedeni kao partneri, potrebno je obavijestiti Rektorat prilikom prijavljivanja ukoliko se ne traži potpis.

Informacije o Univerzitetu u Sarajevu

Upitnik koji dobijete od koordinatora često traže određene informacije o našem univerzitetu, legalnom predstavniku, ukratko o instituciji, menadžmentu projekta, listu projekata itd. U cilju da vam olakša potragu za informacijama (te ujednačavanje informacija o UNSA) naša Služba je unaprijed pripremila informacije za ispunjavanje njihovog upitnika.

Šta se dostavlja Rektoratu?

Kada je potreban potpis rektora čime se izražava interes i odobrenje za učešće u projektima (kao koordinator ili partner), odgovorni voditelj projekta dostavlja putem protokola Rektorata sljedeće dokumente:

  • Zahtjev
  • Popratni dokumenti za projekat
    • declaration of honour – ako smo koordinatori
    • mandate – ako smo partneri
  • Budžet projekta

ZAHTJEV

Zahtjev za potpisivanje dokumenata od strane Rektora je dokument Univerziteta u Sarajevu kojeg ispunjava voditelj projekta. U njemu se navode podaci o projektu, svi učesnici i partneri projekta, očekivani budžet, kraći opis projekta te finansijska odgovornost ukoliko projekat bude odobren. Zahtjev mora biti na memorandumu članice i potpisan (sa pečatom) od strane dekana/direktora.

Zahtjev se isključivo podnosi na formularu koji je dostupan web stranici https://international.unsa.ba/formular-zahtjev-p1/

Bez obzir ao kojoj se aktivnosti radi, zahtjev je isti i obavezan za sve!

DECLARATION OF HONOUR

Riječ je o osnovnom dokumentu kada se UNSA pojavljuje kao koordinator projekta (voditelj projekta ujedno i piše i prijavljuje projekat). U ovom dokumentu dosta je informacija automatski unijeto, te je ispunjen zahtjev (prethodno objašnjeno) ključno da se dobije više informacija o projektu.

Uz ovu deklaraciju potrebno je dostaviti i potpisana mandatna pisma partnera koji su uključeni u projekat (ovaj dio sa mandatnim pismima može se poslati putem emaila skenirano na erasmus@unsa.ba)

Ova deklaracija se dostavlja u tri primjerka!

MANDATE

Mandatno pismo je najčešći dokument kojeg UNSA ispunjava kada je partne ru nekom projektu (dakle ne prijavljujemo se direktno na poziv). U određene rubrike unosite podatke o Univerzitetu u Sarajevu, te rektora kao potpisnika:

  • Organisation: University of Sarajevo (UNSA)
  • Type of organisation: Higher Education institution – Public University
  • Official registration number (ID): 4200494560007
  • Address: Obala Kulina bana 7/II, 71000 Sarajevo, Bosnia and Herzegovina
  • VAT number: 200494560007
  • PIC number: 995549995
  • OID number: E10186799

Kao potpisnika navodite: Prof. Dr. Rifat Škrijelj, Rector of the University of Sarajevo.

Mandatno pismo se na potpis dostavlja u tri primjerka!

BUDŽET PROJEKTA

Ovaj dokument je najčešće excel tabela u kojoj se vidi raspodjela budžeta za svakog partnera u projektu. Ukoliko budžet nije određen tačno, potrebno je da dostavite procijenjene vrijednosti za svakog partnera koje ste dobili od koordinatora.

U budžetu treba planirati sredstva za finansijsko-administrativne poslove službi Univerziteta u Sarajevu, a prema definisanim dnevnicama (administrative staff cost) u okviru Erasmus+ programa.

Pregledom budžeta na ovaj način vodimo računa da Univerzitet u Sarajevu nije podcijenjen/precijenjen kada je u pitanju finansijska raspodjela sredstava.

V A Ž N O

Pošto je Služba za međunarodnu saradnju zadužena za promociju i evidentiranje svake primljene prijave upućene prema rektoru, molimo vas da ne zaobilazite pomenutu službu i podnosite prijave direktno u kabinet rektora, bez prethodnog poštovanja navedenih uputa i protokolisanja.

Zahtjev sa popratnim dokumentima se dostavlja putem Protokola Rektorata najkasnije 10 dana prije isteka datog roka. Stručne službe Univerziteta u Sarajevu ne odgovaraju za nepotpune zahtjeve dostavljene u zadnji čas. Molimo da se pazi na zadate rokove i da, u skladu sa njima, dostavljate traženu dokumentaciju na potpis, imajući u vidu i druge obaveze Rektora.

Za projekte u kojima se Univerzitet pojavljuje kao partner, predstavnici (pod)organizacione jedinice lično preuzimaju ispunjeno i potpisano mandatno pismo od Rektorata Univerziteta u Sarajevu sa protokola i upućuju koordinatoru projekta.


CEEPUS

Da bi mogli prijaviti CEEPUS mrežu, potrebno je obezbijediti određenu dokumentaciju prije isteka datih rokova:

  • Letter of intent (pismo namjere koji potpisuje dekan (pod)organizacione jedinice Univerziteta u Sarajevu.)
  • Letter of endorsement (pismo odobrenja potpisuje rektor Univerziteta u Sarajevu)

Prilikom slanja dokumenata na potpis rektoru, potrebno da da preko protokola Rektorata Univerziteta u Sarajevu dostavite:

  1. popunjen ZAHTJEV P1
  2. potpisano pismo namjere (letter of intent) od strane dekana – 1 primjerak
  3. pismo odobrenja (letter of endoresement) koje potpisuje rektor – 3 primjerka

Pošto je Služba za međunarodnu saradnju zadužena za promociju i evidentiranje svake primljene prijave upućene prema rektoru, molimo vas da ne zaobilazite pomenutu službu i podnosite prijave direktno u kabinet rektora, bez prethodnog poštovanja navedenih uputa i protokolisanja.

Zahtjev sa popratnim dokumentima se dostavlja putem Protokola Rektorata najkasnije 10 dana prije isteka datog roka. Stručne službe Univerziteta u Sarajevu ne odgovaraju za nepotpune zahtjeve dostavljene u zadnji čas. Molimo da se pazi na zadate rokove i da, u skladu sa njima, dostavljate traženu dokumentaciju na potpis, imajući u vidu i druge obaveze Rektora.

Predstavnici (pod)organizacione jedinice lično preuzimaju potpisane dokumente od Rektorata Univerziteta u Sarajevu sa protokola i upućuju koordinatoru projekta.