Prijava projekata: Erasmus+

Zahvaljujući učešću u programu Erasmus+, Univerzitet u Sarajevu je aktivni nosilac ili ravnopravni partner u više međunarodnih projekata. S obzirom da ovaj program predstavlja jedan od glavnih investitora u izgradnji obrazovne infrastrukture na našem univerzitetu (ali i u zemlji), interes za učešćem u njegovim ključnim aktivnostima je veliki. Kako bi potencijalni voditelji projekata mogli lakše pripremiti projektne prijave, kao i radi evidentiranja prijavljenih projekata (s obzirom da se prijave ne rade centralizovano) Služba za međunarodnu saradnju Univerziteta u Sarajevu je pripremila proceduru i informacije o univerzitetu (na engleskom jeziku), kao i proceduru izvještavanja Rektorata o projektnoj prijavi (bez obzira da li je u momentu prijave potreban potpis rektora).

Izvještavanje o projektnoj prijavi prema Rektoratu

S obzirom da se prijave na projektne pozive ne idu centralizovano, već svaki voditelj projekta to radi samostalno, potrebno je izvijestiti Službu za međunarodnu saradnju o projektnoj prijavi. To se radi na način da se dostavi Zahtjev P1 popunjen sa traženim podacima i potpisan od strane dekana/ese odnosno direktora/ice.

Napomena: u prijašnjim Erasmus+ pozivima, Rektor je trebao da potpiše dokumente kao što su Deklaracija časti (ako smo nosioci projekta) ili Mandatno pismo (ako smo partneri) kao obavezni dokument koji se dostavlja uz projektnu prijavu. Od ovogodišnjeg poziva, potpisivanje nije obavezno, pa se napravila konfuzija među koordinatorima jer neki partneri traže potpis radi sigurnosti.

Bez obzira da li je potreban potpis ili ne, voditelj projekta je dužan da izvijesti našu Službu o projektnoj prijavi. naša Služba je u obavezi da izvijesti Senat Univerziteta u Sarajevu. U slučaju odobrenja projekta (rezultati budu na ljeto), lakše će ići procedura potpisivanja koja će se nakon odobrenja tražiti i obavljati.

Šta se dostavlja?

Da bi se prijavili na otvoreni poziv za dodjelu finansijskog granta, koordinator (voditelj) projektne prijave dostavlja sljedeće dokumente kojim se izražava interes za projektnu prijavu putem protokola Rektorata UNSA:

  • Zahtjev P1 (potpisan od strane dekana/ese/direktora/ice i na memorandumu članice UNSA). U slučaju da u toku prijave potpis rektora nije potreban, tada koordinator projekta (ispred UNSA) dostavlja samo ispunjen zahtjev (gdje označava rubriku da nije potreban potpis) radi evidencije i informisanja Senata UNSA.

U slučaju da se traži potpis rektora, dostavlja se:

  • Dokument koji treba da potpiše rektor
  • Predloženi budžet projekta (sa naznačenim dijelom budžeta koji pripada UNSA)

Kako ispuniti tražene dokumente:

  • ZAHTJEV P1
    • Ovdje preuzimate elektronsku formu zahtjeva
    • Ovaj dokument priprema voditelj projekta u koordinaciji sa nadležnim dekanom/esom ili direktorom/icom. U njemu se navode podaci o projektu, svi učesnici i partneri projekta, očekivani budžet, kraći opis projekta te finansijska odgovornost ukoliko projekat bude odobren.
    • Informacije unijete u ovaj zahtjev moraju biti na jednom od oficijelnih jezika BiH.
    • Zahtjev mora biti na memorandumu članice i potpisan (sa pečatom) od strane dekana/ese ili direktora/ice.
    • Zahtjev sa popratnim dokumentima dostavljate putem protokola!
    • Na zahtjevu odaberete primaoca. Na osnovu vrste programa, zahtjev može biti dostavljen Službi za međunarpodnu saradnju (Erasmus+, CEEPUS), Službi za naučnoistraživački/umjetničko istraživački rad (Horizon2020, IPA) ili Centru za podršku projektima (svi ostali).
    • Molimo vas da poštujete navedene upute protokolisanja te da ne zaobilazite pomenutu službu i da ne podnosite prijave direktno u kabinet rektora.
  • DOKUMENT KOJEG POTPISUJE REKTOR
    • Zavisno od toga o kakvoj se prijavi radi, obično sve traže iste informacije o univerzitetu i legalnom predstavniku (rektoru).
    • Informacije o UNSA su dostupne u specijalno pripremljenom upitniku Univerziteta u Sarajevu (na eng. jeziku) – PREUZMI
    • Potrebno je da dostavite tri ispunjena primjerka (od kojih jedan nakon potpisivanja zadržava Služba radi evidentiranja)
  • BUDŽET PROJEKTA
    • To može biti excel tabela u kojoj se jasno vidi raspodjela budžeta za svakog partnera u projektu. Ukoliko budžet nije određen tačno, potrebno je da dostavite procijenjene vrijednosti za svakog partnera koje ste dobili od koordinatora.
    • Veoma je bitno da u budžetu planirate sredstva za finansijsko-administrativne poslove službi Univerziteta u Sarajevu, a prema definisanim dnevnicama (administrative staff cost).
    • Pregledom budžeta na ovaj način vodimo računa da Univerzitet u Sarajevu nije podcijenjen/precijenjen kada je u pitanju finansijska raspodjela sredstava.

Kako preuzeti potpisane dokumente?

  • Zahtjev sa popratnim dokumentima se dostavlja putem Protokola Rektorata najkasnije pet do sedam dana prije isteka datog roka.
  • Nadležna Služba prima zahtjev sa popratnim dokumentima te ga proslijeđuje do rektora na potpis.
  • Nakon potpisa i pečata, skenirani dokument se dostavlja navedenom koordinatoru (voditelju) projekta iz zahtjeva.
  • Originalni dokumenti će biti spušteni na Protokol UNSA čije preuzimanje organizuje voditelj projekta.
  • Stručne službe Univerziteta u Sarajevu ne odgovaraju za nepotpune zahtjeve dostavljene u zadnji čas. Molimo da se pazi na zadate rokove i da, u skladu sa njima, dostavljate traženu dokumentaciju na potpis, imajući u vidu i druge obaveze Rektora.

NAPOMENA: u slučaju da se radi o projektima za koje u trenutku prijave ne treba potpis rektora, dostavlja se ispunjen zahtjev sa traženim potpisom dekana/ese ili direktora/ice. Na ovaj način informišete Rektorat, ali i Senat UNSA.